Sistem Informasi Manajemen

PENGANTAR SISTEM INFORMASI

Komputer pertama, yang disebut mainframe, berukuran sangat besar dan hanya mampu dimiliki oleh perusahaan-perusahaan terbesar. Inovasi di bidang teknologi peranti keras telah memungkinkan adanya komputer yang kecil dan kuat. IBM menamakan komputer mikronya sebagai personal computer, atau PC, dan kemudian nama itu dikenal, tidak hanya untuk komputer –komputer IBM, namun juga untuk komputer-komputer yang diproduksi oleh pihak-pihak lain. Istilah personal computer bukan sekedar istilah yang bagus saja; ia juga menggambarkan rasa kepemilikan yang dmiliki oleh manager setelah mereka dapat mengakses dan memanipulasi data diri mereka sendiri. Salah satu ukuran yang baik dari pesatnya inovasi di bidang teknologi peranti keras adalah Hukum Moore, yang menyatakan bahwa kekuatan sebuah komputer akan meningkat dua kali lipat setiap 18 bulan. Konsekuensi dari Hukum Moore adalah bahwa dalam waktu 30 tahun komputer di meja anda akan menjadi jutaan kali lipat lebih kuat untuk harga yang sama.

PENGANTAR ARSITEKTUR KOMPUTER

Inti dari sebuah komputer adalah prosesornya. Prosesor, yang dikendalikan oleh sebuah sistem operasi seperti Windows XP, mengelola alat input dan output, alat penyimpanan data, operasi atas data. Unit Pemroses Sentral (Central Processing Unit-CPU) mengendalikan seluruh komponen lain. Memori Akses Acak (Random Access Memory-RAM) bertindak sebagai tempat kerja sementara bagi CPU; semakin besar area kerja, maka akan semakin cepat CPU menyelesaikan tugas-tugasnya. CPU dan RAM terdapat pada motherboard sebuah komputer, papan sirkuit yang menjadi tempat terhubungnya semua sarana. CD-ROM, USB flashdrive, dan hard disk (yang juga terkenal sebagai hard drive) adalah alat penyimpanan data, namun bereda dengan RAM mereka menawarkan penyimpanan data secara permanen,dan bukan sementara. Ketika dipergunakan bersama-sama dengan keyboard, monitor, mouse, dan printer komputer mikro akan dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial.

PENGANTAR ARSITEKTUR KOMUNIKASI

Untuk komunikasi data, baik awal maupun akhir suatu komunikasi data akan membutuhkan adanya sambungan sebuah modem. Modem adalah sebuah alat peranti keras yang memodulasi sinyal digital dari komputer (baik itu mati ataupun hidup,seperti sebuah saklar lampu) ke dalam sinyal analog (suatu gelombang continue,misalnya bunyi suara), dan sebaliknya. Standar komunikasi langsung seperti ini mulai dikembangkan setelah standar sistem telepon publik selesai dikembangkan. Kini ,komputer dapat berkomunikasi melalui jaringan nirkabel. Meskipun jaringan nirkabel murah dan mudah untuk dipasang, sebagian besar pengguna tidak mengimplementasikan fitur-fitur keamanan yang ada. Solusi yang paling mudah atas masalah ini adalah dengan membeli peranti keras dan atau peranti lunak firewall ketika membeli jaringan nirkabel. Bahkan, banyak penjual peranti keras jaringan nirkabel secara otomatis akan menentukan fitur keamanan selama proses instalasi, pengguna harus dengan sengaja mematikannya.

EVOLUSI DI BIDANG APLIKASI KOMPUTER

Sitem informasi adalah suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan. Sistem fisik (physical system) perusahaan terdiri atas sumber-sumber daya berwujud–bahan baku, karyawan, mesin, dan uang. Sedangkan Sistem Virtual (virtual system) terdiri atas sumber daya informasi yang digunakan untuk mewakili sistem fisik. Sistem fisik sebuah perusahaan adalah sebuah Sistem Terbuka (open system) yang berinteraksi dengan lingkungannya melalui aliran sumber daya fisik. Suatu sistem informasi juga merupakan sistem terbuka. Sistem Tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berkomunikasi dengan lingkungannya. Sistem yang benar-benar tertutup tidak akan berinteraksi dengan konsumen, manajer, atau siapapun, dan tidak menjadi perhatian dari pengembang dan pengguna sistem informasi.

SISTEM PEMROSESAN TRANSAKSI

Data terdiri atas fakta dan angka yang biasanya tidak bermanfaat karena volumenya yang besar dan sifatnya yang masih belum diolah. Sitem berbasis komputer yang pertama disebut sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing system-EDP). Belakangan istilah sistem informasi akuntansi (accounting information system-AIS) mulai dikenal. Kini sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system) merupakan istilah yang telah umum. Sistem-sistem ini berbagi satu ikatan yang sama dimana mereka memproses data yang mencerminkan aktivitas perusahaan. Informasi adalah data hasil pemrosesan yang memiliki makna, biasanya menceritakan suatu hal yang belum diketahui kepada pengguna.

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Sistem Informasi Manajemen-SIM (management information system-MIS) sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa. Para pengguna SIM biasanya terdiri atas entitas-entitas organisasi formal-perusahaan atau sub-unit anak perusahaannya. Informasi yang diberikan SIM mejelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya dilihat dari apa yanag telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi, dan apa yang kemungkinan yang akan terjadi di masa depan. SIM akan menghasilkan informasi ini melalui penggunaan dua jenis peranti lunak:

1.      Peranti lunak pembuat laporan (report writing software) yang menghasilkan laporan berkala maupun khusus. Laporan berkala di kodekan dalam suatu bahasa program dan disiapkan sesuai jadwal tertentu. Laporan khusus, yang sering disebut pula laporan ad hoc, dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak di antisipasi sebelumnya. Sistem manajemen basis data dewasa ini memiliki fitur-fitur yang dapat dengan cepat membuat laporan sebagai respons atas permintaan akan data atau informasi tertentu.

2.      Model matematis menghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu simulasi atas operasi perusahaan. Model-model matematis yang menggambarkan operasi perusahaan dapat ditulis dengan menggunakan semua jenis bahasa pemrograman. Akan tetapi, bahasa-bahasa pemodelan khusus dapat menjadikan tugas ini menjadi lebih mudah dan lebih cepat untuk dilakukan.

Output informasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihak-pihak yang akan memecahkan masalah (baik itu manajer maupun kalangan profesional) dalam mengambil keputusan guna memecahkan masalah perusahaan.

SISTEM KANTOR VIRTUAL (VIRTUAL OFFICE SYSTEM)

Otomatisasi kantor (office automation) yaitu penggunaan elektronik untuk memfasilitasi komunikasi. Sistem-sistem ini awalnya sederhana dan bersifat administratif. Namun kini mereka biasanya disebut sebagai suatu sistem produktifitas pribadi (personal productivity system). Dewasa ini, manajer menggunakan teknologi untuk melakukan pengelolaan sendiri atas sebagian tugas–tugas administratif yang tadinya membantu manajer di tahun 1960-an. Sebagai contoh, manajer menggunakan sistem produktifitas pribadi untuk menyimpan kalender dan buku alamat yang berisi alamat surat menyurat, alamat email,dan banyak lagi. Nomor telepon dan jadwal-jadwal rapat dapat disimpan di telepon genggam atau personal digital assistant (PDA). Kemampuan aplikasi otomatisasi kantor untuk dapat dilakukan dimana saja telah melahirkan konsep kantor virtual (virtual office); yaitu, melakukan aktivitas kantor tanpa tergantung pada satu lokasi fisik tertentu. Misalnya, para manajer dapat melakukan konferensi video tanpa semua pihak harus hadir pada lokasi fisik yang sama. Sistem kantor virtual telah membuat manajer lebih dapat diakses oleh konsumen dan pihak-pihak lain di dalam perusahaan.

SISTEM PENDUKUNG PENGAMBILAN KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM)

Beberapa sistem informasi manajemen mengalami kegagalan, dan kegagalan-kegagalan telah meyakinkan para spesialis informasi bahwa harus ada cara lain yang dapat membantu para pihak pencari pemecahan masalah mengambil keputusan. Namun, baru pada tahun 1971 istilah sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system) dicetuskan oleh G.Anthony Gorry dan Michael S. Scott Morton, keduanya profesor MIT. Mereka yakin bahwa suatu sistem seharusnya dibuat untuk pemecahan masalah dan masalah tertentu. Suatu sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system-DSS) adalah suatu sistem yang membantu seorang manajer atau sekelompok kecil manajer memecahkan satu masalah. Satu contoh adalah DSS yang dirancang untuk membantu seorang manajer penjualan menentukan tingkat komisi terbaik bagi para tenaga penjualannya. DSS mengambil pendekatan jarak jauh dalam memecahkan masalah, berbeda dengan SIM yang mengambil pendekatan jarak dekat dengan memberikan informasi bagi sekelompok besar pencari pemecahan masalah dalam memecahkan rentang masalah yang luas. Groupware ialah kemampuan dukungan keputusan kelompok melalui peranti lunak yang berorientasi pada kelompok. Groupware memungkinkan DSS bertindak sebagai suatu sistem pendukung pengambilan keputusan kelompok (group decision support system-GDSS). Tambahan terakhir pada DSS meliputi kecerdasan buatan dan pemrosesan analitis secara online (on-line analytical processing). Kecerdasan buatan (Artificial Intelligence- AI) adalah ilmu yang memberikan kemampuan bagi komputer untuk menunjukkan perilaku yang sama dengan seorang manusia yang memiliki kecerdasan. Pemrosesan analitis secara online (online analitycal processing-OLAP) meliputi penyimpanan data dalam suatu bentuk multidimensional guna memfasilitasi penyajian dari jumlah data yang hampir tidak terhingga jumlahnya.

SISTEM PERENCANAAN SUMBER DAYA PERUSAHAAN (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING SYSTEM)

Suatu sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah sistem berbasis komputer yang memungkinkan manajemen seluruh sumber daya perusahaan dlam berbasis keseluruhan organisasi. Pertumbuhan peranti lunak ERP yang luar biasa pesat diakhir tahun 1990-an dapat dikaitkan pada beberapa faktor,diantaranya adalah masalah Y2K, kesulitan dalam mendapatkan sistem yang meliputi keseluruhan usaha,membanjirnya aktivitas penggabungan usaha korporasi,dan strategi kompetitif ”meniru pemimpin”. Masalah Y2K adalah kesulitan yang dihadapi oleh program-program komputer yang menyimpan tahun dalam format dua digit, seperti menyimpan tahun 2000 sebagai 00. Ketika suatu aplikasi mengurangkan tahun 2000 dari tahun 1998, ia akan menghitung 00 dikurangi 98 sehingga memperoleh hasil -98, yang dapat menyebabkan aplikasi tersebut memberikan jawaban yang salah satu atau berhenti kerja. Banyak orang takut masalah Y2K dapat menyebabkan kegagalan komputer diseluruh dunia.

Peranti lunak ERP dipasarkan dengan telah memenuhi persyaratan Y2K untuk memastikan perusahaan-perusahaan bahwa sistem informasi yang digantikan tidak akan mengalami kesalahan yang diakibatkan oleh perubahan tanggal dari tahun 1999 ke tahun 2000. Teori bahwa Y2K adalah kekuatan pendorong dibalik implementasi peranti lunak ERP semakin terbukti dengan melambatnya tingkat pertumbuhan penjualan para penjual ERP besar pada tahun 1999.

Hanya ada sedikit penjual yang menjual peranti lunak ERP. Dua perusahaan peranti lunak terbesar didunia,mikrosoft dan IBM,tidak membuat peranti lunak ERP, namun mereka menjalankan sebagian besar bisnis mereka dengan menggunakan peranti lunak dari penjual ERP. Organisasi sering kali harus membayar tiga hingga tujuh kali lipat dai harga peranti lunak untuk biaya konsultasi, pelatihan, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan ERP.

PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI

Pengguna pertama output komputer adalah para karyawan administrasi di bidang akuntansi. Istilah sistem informasi manajemen terdengar kebalikannya, manajer bukanlah satu-satunya pemilik SIM; nonmanajer dan staf profesional menggunakan pula hasil outputnya.

MANAJER SEBAGAI PENGGUNA SISTEM INFORMASI

Karena manajer adalah individu, kebutuhan informasi yang mereka miliki juga sangat beragam. Namun, beberapa kerangka yang bermanfaat telah di kembangkan sehingga memungkinkan kita berfokus pada peranan informasi dalam pemecahan masalah. Sistem informasi bermutu tinggi tidak dapat dikembangkan kecuali profesional sistem informasi dan manajer memahami kerangka manajerial yang menjadi dasar dari organisasi –organisasi modern.

DI MANA MANAJER DITEMUKAN

Tingkat-tingkat manajemen

Tingkat perencanaan strategis (strategic planning system). Mengakui adanya fakta bahwa keputusan mereka seringkali akan memilki dampak pada keseluruhan organisasi selama bertahun-tahun kemudian. Manajer tingkat menengah meliputi manajer regional, direktur produk, dan kepala devisi. Anthony menyebut mereka tingkat kendali manajemen (management control level), karena manajer tingkat menengah memiliki tanggung jawab untuk menjalankan rencana dan memastikan tercapainya tujuan. Tingkat menengah terkadang disebut pula tingkat taktis. Manajer tingkat rendah meliputi kepala departemen, penyedia, dan pemimpin proyek-orang-orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana yang ditentukan oleh manajer di tingkat yang lebih tinggi. Tingkat terendah ini disebut tingkat kendali operasional (operational control level), karena disinilah operasi peruhaan benar-benar terjadi.

Penting artinya bagi pihak-pihak yang merancang sistem informasi untuk mempertimbangkan tingkat manajer, karena sistem tersebut akan dapat mempengaruhi baik itu sumber informasi maupun bagaiman informasi akan disajikan.

Area Bisnis

Selain tingkat organisasi manajer dapat ditemukan diberbagai area bisnis. Tiga area bisnis tradisional adalah pemasaran, produksi dan keuangan. Belakangan ini, dua area tambahan telah dianggap memiliki arti yang cukup penting-sumber daya manusia dan layanan informasi.

APA YANG DILAKUKAN OLEH MANAJER

Fungsi-fungsi manajemen

Pertama, manajer merencanakan apa yang akan mereka lakukan. Selanjutnya, mereka berorganisasi untuk menjalankan rencana. Kemudian, mereka mengisi organisasi mereka dengan sumber daya yang dibutuhkan. Dengan sumber daya yng telah tersedia, mereka mengarahkan sumber daya tersebut untuk melaksanakan rencana. Terakhir, mereka mengendalikan sumber daya, menjaga mereka tetap pada jalurnya.

Peranan Manajerial

1.      PERANAN INTERPERSONAL

Figur pimpinan

Manajer melakukan tugas-tugas ceremonial, seperti memberikan tur ke fasilitas bagi para tamu yang berkunjung.

Pemimpin

Manajer memelihara unitnya dengan memperkerjakan dan melatih staf serta memberikan motivasi dan semangat.

Hubungan

manajer melakukan kontak dengan orang-orang diluar unit manajer itu sendiri-sesama manajer dan pihak lain di dalam lingkungan unit-dengan tujuan menjalankan urusan-urusan bisnis.

2.      PERANAN INFORMASIONAL

Monitor

Manajer terus mencari informasi yang berisi kinerja unitnya. Indra manajer memindahi aktivitas unitnya maupun lingkungannya.

Diceminator

Manajer meneruskan informasi yang berharga ke pihak-pihak lain di dalam unitnya.

Juru bicara

Manajer meneruskan informasi yang berharga ke pihak-pihak di luar unit-atasan dan orang-orang di dalam lingkungan.

3.      PERANAN KEPUTUSAN

Wirausaha

Manajer melakukan perbaikan yang permanen terhadap unit, seperti mengubah struktur organisasi.

Penanganan gangguan

Manajer memberikan reaksi terhadap peristiwa-peristiwa yang tidak diantisipasi sebelumnya, seperti devaluasi mata uang di negara-negara asing,dimana perusahaaan memiliki operasi.

Pengalokasi sumber daya

Manajer mengendalikan kas unitnya, menentukan berbagai sub unit mana akan menerima sumber daya apa.

Negosiator

Manajer menyelesaikan perselisihan yang terjadi di dalam unit dan antara unit dengan lingkungannya.

TAHAPAN-TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH

Herbert A. Simon, ilmuan manajemen pemenang hadiah nobel, mendapat pengakuan karena mendefinisikan empat tahapan dasar pemecahan masalah yang telah diakui secara universal.

1.      Aktivitas intelejen. Mencari kondisi-kondisi yang membutuhan solusi di salam lingkungan.

2.      Aktivitas Perancangan. Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis kemungkinan-kemungkinan tindakan.

3.      Aktivitas Pemilihan. Memilih satu tindakan tertentu dari berbagai tindakan yang tersedia.

4.      Aktivitas Peninjauan. Menilai pilihan-pilihan masa lalu.

MASA DEPAN TEKNOLOGI INFORMASI

Memahami teknologi dan dampaknya pada pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sangat penting artinya bagi manajemen yang baik. Anda akan cukup lama berada dalam angkatan kerja untuk melihat perubahan-perubahan menakjubkan yang terjadi di dalam teknologi. Keahlian spreadsheet dan pengolah kata yang anda pelajari hari ini adalah sesuatu yang berharga, tetapi kemampuan untuk beradaptasi dan memanfaatkan teknologi dalam pengambilan keputusan esok hari memiliki arti yang jauh lebih penting.